ปรับปรุงล่าสุด: 17 เมษายน 2019
การพิมพ์สเปรดชีตใน Excel 2010 อาจทำให้คุณหงุดหงิด โดยเฉพาะถ้าสเปรดชีตของคุณกำลังจะพิมพ์มากกว่าหนึ่งหน้า คอลัมน์เพิ่มเติมสามารถเรียกใช้ในหน้าของตนเองได้ หัวคอลัมน์จะพิมพ์ได้เฉพาะในหน้าแรก และโดยทั่วไปแล้ว การเชื่อมโยงเซลล์กับแถวหรือคอลัมน์ด้วยสายตาอาจเป็นเรื่องยาก
การทำงานในสำนักงานและโต้ตอบกับผู้คนจำนวนมากที่ใช้ Excel ในระดับความสามารถที่แตกต่างกัน ฉันสามารถพูดได้ว่าปัญหาที่ใหญ่ที่สุดอย่างหนึ่งที่คนส่วนใหญ่มีคือวิธีที่สเปรดชีตดูเมื่อใช้งานเสร็จแล้ว สำเนา. การตั้งค่าการพิมพ์เริ่มต้นไม่ค่อยเหมาะสำหรับสิ่งที่พวกเขาต้องการ และมีคำศัพท์ Excel จำนวนมากที่คล้ายคลึงกันมาก และอาจทำให้สับสนได้
แต่มีการเปลี่ยนแปลงง่ายๆ บางอย่างที่คุณสามารถนำไปใช้กับสเปรดชีต Excel เพื่อให้พิมพ์ได้ดีขึ้นและผู้อ่านของคุณเข้าใจได้ง่ายขึ้น
การพิมพ์สเปรดชีต Excel 2010 ที่ดีขึ้น
บทแนะนำนี้จะกล่าวถึงประเด็นสำคัญบางประการที่อาจเป็นประโยชน์มากที่สุดในการปรับปรุงสเปรดชีต Excel ที่พิมพ์ออกมา พื้นที่เหล่านี้รวมถึง:
– การซ่อนคอลัมน์และแถวที่ไม่จำเป็น
– การใส่เลขหน้าลงท้ายหน้า
– การปรับการวางแนวหน้า
– การปรับขนาดกระดาษ
– การปรับระยะขอบ
– การพิมพ์เส้นตาราง
– ซ้ำแถวบนสุดทุกหน้า
– ติดตั้งคอลัมน์ทั้งหมดของคุณในแผ่นเดียว
แม้ว่าสิ่งนี้อาจดูเหมือนเยอะ แต่คุณสามารถทำการเปลี่ยนแปลงเกือบทั้งหมดได้จากเมนูเดียว และเมื่อคุณคุ้นเคยกับมันแล้ว คุณสามารถใช้การเปลี่ยนแปลงทั้งหมดนี้ได้ในเวลาเพียงไม่กี่วินาที ผลลัพธ์จะเป็นสเปรดชีตที่แสดงส่วนหัวของคอลัมน์ที่ด้านบนสุดของทุกหน้า อ่านง่าย และคุณไม่จำเป็นต้องปรับขนาดคอลัมน์ด้วยตนเองเพื่อป้องกันไม่ให้พิมพ์คอลัมน์พิเศษในหน้าของตัวเอง
การซ่อนคอลัมน์และแถวที่ไม่จำเป็น
ฉันมักจะชอบเริ่มต้นที่นี่ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อฉันจัดการกับสเปรดชีตที่คนอื่นสร้างขึ้น มักประกอบด้วยข้อมูลที่ไม่เกี่ยวข้องกับเหตุผลที่พิมพ์สเปรดชีต และช่วยในการสร้างความสับสนเท่านั้น
คุณซ่อนแถวหรือคอลัมน์ได้โดยคลิกขวาที่ตัวอักษรประจำคอลัมน์หรือหมายเลขแถว แล้วคลิก ซ่อน ตัวเลือก.
คุณสามารถเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการซ่อนคอลัมน์ในบทความนี้
การเพิ่มเลขหน้าที่ด้านล่างของหน้า
นี่อาจไม่ใช่สิ่งที่ทุกคนต้องทำกับสเปรดชีตของพวกเขา แต่ฉันพบว่าสเปรดชีตขนาดใหญ่มักจะดูคล้ายกันมากในแต่ละหน้า ผู้อ่านยังมีนิสัยชอบเอาลวดเย็บกระดาษออกและเน้นไปที่แต่ละหน้า ซึ่งทำให้แทบจะเป็นไปไม่ได้เลยที่จะจัดสเปรดชีตกลับเข้าที่
ขั้นตอนที่ 1: คลิก แทรก ที่ด้านบนของหน้าต่าง
ขั้นตอนที่ 2: คลิก ส่วนหัวและส่วนท้าย ใน ข้อความ ส่วนของแถบการนำทาง
ขั้นตอนที่ 3: คลิกภายในส่วนท้ายที่ด้านล่างของหน้าที่คุณต้องการเพิ่มหมายเลขหน้า
ขั้นตอนที่ 4: คลิก เลขหน้า ปุ่มใน องค์ประกอบส่วนหัวและส่วนท้าย ส่วนของแถบการนำทาง
ในขณะที่คุณอยู่ในมุมมองนี้ ตอนนี้อาจเป็นเวลาที่ดีที่จะเพิ่มส่วนหัว คุณสามารถทำได้โดยคลิกภายในส่วนหัวที่คุณต้องการเพิ่มข้อมูล ทุกสิ่งที่คุณเพิ่มในส่วนหัวจะซ้ำกันในทุกหน้า ดังนั้นนี่จึงเป็นที่ที่ดีในการใส่ชื่อเรื่องสำหรับสเปรดชีต
คุณสามารถเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการสร้างส่วนหัวใน Excel 2010 ได้ที่นี่
สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการเพิ่มหมายเลขหน้าใน Excel 2010 คุณสามารถอ่านได้ที่นี่
การปรับการวางแนวหน้า
บทแนะนำนี้เป็นตอนที่เราจะเปิด ตั้งค่าหน้ากระดาษ เมนูซึ่งมีตัวเลือกการพิมพ์ต่างๆ มากมายที่เราต้องการปรับ
ฉันพบว่าสเปรดชีตส่วนใหญ่ที่ฉันพิมพ์ออกมาดูดีขึ้นมากเมื่อพิมพ์ในแนวนอน เห็นได้ชัดว่านี่เป็นทางเลือกที่จะแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับความต้องการของคุณ แต่เป็นสิ่งที่เปลี่ยนแปลงได้ง่ายตามต้องการ
ขั้นตอนที่ 1: คลิก เค้าโครงหน้า ที่ด้านบนของหน้าต่าง
ขั้นตอนที่ 2: คลิก ตั้งค่าหน้ากระดาษ ปุ่มที่มุมล่างขวาของ ตั้งค่าหน้ากระดาษ ส่วนของแถบการนำทาง
ขั้นตอนที่ 3: คลิกการวางแนวหน้าที่คุณต้องการใช้
เราจะยังคงอยู่ในเมนูนี้สำหรับบทช่วยสอนที่เหลือ ดังนั้นอย่าเพิ่งปิด!
การปรับขนาดกระดาษ
หากสเปรดชีตส่วนใหญ่ของคุณพิมพ์ได้ดีกว่าในแนวนอน ก็อาจมีเอกสารที่ใหญ่เกินไปสำหรับเรื่องนั้นในบางครั้ง ทางออกที่ดีประการหนึ่งสำหรับเรื่องนี้คือการใช้กระดาษขนาด Legal ซึ่งจะช่วยให้คุณใส่คอลัมน์ต่างๆ ในหน้าเดียวได้มากขึ้น
**เตือนความจำ – เมนูนี้เข้าถึงได้โดยคลิกที่ เค้าโครงหน้า แท็บ จากนั้นคลิก ตั้งค่าหน้ากระดาษ ปุ่มที่มุมล่างขวาของ ตั้งค่าหน้ากระดาษ ส่วนของแถบนำทาง**
ขั้นตอนที่ 1: คลิกเมนูแบบเลื่อนลงทางด้านขวาของ ขนาดกระดาษจากนั้นคลิกขนาดกระดาษที่คุณต้องการ
การปรับระยะขอบ
การปรับระยะขอบสำหรับสเปรดชีตของคุณมักจะเสร็จสิ้นเนื่องจากคุณต้องการใส่ข้อมูลเพิ่มเติมในหน้า ดังนั้น สำหรับจุดประสงค์ของบทช่วยสอนนี้ ตัวอย่างของเราด้านล่างจะลดระยะขอบให้เหลือค่าที่ต่ำกว่า
**เตือนความจำ – เมนูนี้เข้าถึงได้โดยคลิกที่ เค้าโครงหน้า แท็บ จากนั้นคลิก ตั้งค่าหน้ากระดาษ ปุ่มที่มุมล่างขวาของ ตั้งค่าหน้ากระดาษ ส่วนของแถบนำทาง**
ขั้นตอนที่ 1: คลิก ระยะขอบ ที่ด้านบนของหน้าต่าง
ขั้นตอนที่ 2: คลิกลูกศรลงใต้ ซ้าย เพื่อลดขนาดขอบแล้วทำซ้ำสำหรับ ถูกต้อง, สูงสุด และ ล่าง. คุณจะสังเกตเห็นว่าฉันไม่ได้ลดระยะขอบเป็น 0 เนื่องจากเครื่องพิมพ์ของฉันมีปัญหาในการพิมพ์เอกสารโดยไม่มีระยะขอบ นี่เป็นเรื่องปกติในเครื่องพิมพ์จำนวนมาก ดังนั้นคุณอาจต้องการพิจารณาใช้ขนาดขอบในภาพด้านล่าง
การพิมพ์เส้นตาราง
นี่เป็นหนึ่งในการเปลี่ยนแปลงที่สำคัญที่สุดในสเปรดชีตที่พิมพ์ออกมา และเป็นการเปลี่ยนแปลงที่ฉันทำกับแทบทุกอย่างที่ฉันพิมพ์จาก Excel การเพิ่มเส้นตารางจะทำให้ผู้อ่านสามารถบอกได้ง่ายขึ้นว่าเซลล์ใดอยู่ในคอลัมน์และแถวใด และยังช่วยลดข้อผิดพลาดได้อีกด้วย
**เตือนความจำ – เมนูนี้เข้าถึงได้โดยคลิกที่ เค้าโครงหน้า แท็บ จากนั้นคลิก ตั้งค่าหน้ากระดาษ ปุ่มที่มุมล่างขวาของ ตั้งค่าหน้ากระดาษ ส่วนของแถบนำทาง**
ขั้นตอนที่ 1: คลิก แผ่น ที่ด้านบนของหน้าต่าง
ขั้นตอนที่ 2: ทำเครื่องหมายที่ช่องด้านซ้ายของ เส้นตาราง.
ทำซ้ำแถวบนสุดในทุกหน้า
นี่เป็นการตั้งค่าอื่นที่คุณสามารถใช้ประโยชน์เพื่อทำให้สเปรดชีตของคุณเป็นระเบียบมากขึ้น การพิมพ์แถวบนสุดในทุกหน้าจะทำให้ผู้อ่านทราบว่าเซลล์อยู่ในคอลัมน์ใด ซึ่งจะช่วยขจัดข้อผิดพลาด
**เตือนความจำ – เมนูนี้เข้าถึงได้โดยคลิกที่ เค้าโครงหน้า แท็บ จากนั้นคลิก ตั้งค่าหน้ากระดาษ ปุ่มที่มุมล่างขวาของ ตั้งค่าหน้ากระดาษ ส่วนของแถบนำทาง**
ขั้นตอนที่ 1: คลิกภายใน แถวที่จะทำซ้ำที่ด้านบน สนาม.
ขั้นตอนที่ 2: คลิกแถวที่คุณต้องการทำซ้ำที่ด้านบนของทุกหน้า ในตัวอย่างนี้ ฉันกำลังใช้แถวที่ 1
คลิก ตกลง ที่ด้านล่างของหน้าต่างเพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดที่เราเพิ่งทำไป เนื่องจากตอนนี้เราทำหน้าต่างนี้เสร็จแล้ว
หากคุณต้องการทำซ้ำคอลัมน์ทางด้านซ้ายของทุกหน้าแทน คุณสามารถอ่านวิธีการได้ในบทความนี้
ติดตั้งคอลัมน์ทั้งหมดของคุณในหน้าเดียว
นี่คือส่วนสุดท้ายของบทช่วยสอนของเรา และมันคือการเปลี่ยนแปลงที่เราจะทำโดยตรงจาก พิมพ์ เมนู.
ขั้นตอนที่ 1: คลิก ไฟล์ แท็บที่ด้านบนซ้ายของหน้าต่าง
ขั้นตอนที่ 2: คลิก พิมพ์ ในคอลัมน์ทางด้านซ้ายของหน้าต่าง
ขั้นตอนที่ 3: คลิก ไม่มีการปรับขนาด ตรงกลางหน้าต่าง จากนั้นคลิกปุ่ม ใส่ทุกคอลัมน์ในหน้าเดียว ตัวเลือก.
ตอนนี้คุณควรมีสเปรดชีต Excel ที่จะพิมพ์ในรูปแบบที่เรียบง่าย อ่านได้ ซึ่งจะดึงดูดผู้อ่านของคุณ หากทุกอย่างถูกต้องใน ตัวอย่างก่อนพิมพ์ ที่ด้านขวาของหน้าต่าง จากนั้นคุณสามารถคลิก พิมพ์ ปุ่มเพื่อเริ่มพิมพ์สเปรดชีตที่ปรับให้เหมาะสมของคุณ
ตัวเลือกมากมายที่เราพูดถึงในบทความข้างต้นจะใช้ได้กับ Excel เวอร์ชันใหม่กว่าเช่นกัน และในขณะที่ส่วนต่างๆ เหล่านี้เกี่ยวข้องกับการใช้ส่วนการตั้งค่าหน้ากระดาษ การตั้งค่าเหล่านี้บางส่วนสามารถเปลี่ยนแปลงได้จากตำแหน่งอื่นเช่นกัน
ตัวอย่างเช่น คุณสามารถคลิก พิมพ์ชื่อ ปุ่มบน เค้าโครงหน้า และเลือกแถวบนสุดของสเปรดชีตของคุณเพื่อพิมพ์แถวบนสุดนั้นในทุกหน้า
นอกจากนี้ คุณจะพบตัวเลือกในการรวมเส้นตารางเมื่อคุณพิมพ์โดยไปที่ เค้าโครงหน้า แท็บและคลิก พิมพ์ ตัวเลือกภายใต้ Gridlines ใน ตัวเลือกแผ่น ส่วนของริบบิ้น
คุณต้องการพิมพ์แผ่นเซลล์ว่างสำหรับรายการตรวจสอบหรือสินค้าคงคลังด้วยตนเองหรือไม่ เรียนรู้วิธีการใน Excel 2010