สิ่งสำคัญคือต้องทราบวิธีตั้งค่าการตอบกลับเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานใน Outlook 2013 หากคุณมีผู้ติดต่อที่อาจส่งอีเมลถึงคุณ และพวกเขาจำเป็นต้องรู้ว่าคุณอาจไม่ได้รับข้อความชั่วขณะหนึ่ง การตอบกลับเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานคือสิ่งที่จะถูกส่งทันทีที่มีข้อความอีเมลส่งถึงกล่องจดหมายของคุณใน Outlook 2013 และเนื้อหาของการตอบกลับเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานอาจมีข้อมูลใดก็ตามที่คุณอาจต้องการนำเสนอ
ขั้นตอนด้านล่างจะแสดงวิธีการสร้างการตอบกลับเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานใน Outlook 2013 หากคุณมีบัญชีอีเมลที่ไม่ได้เป็นส่วนหนึ่งของเซิร์ฟเวอร์ Exchange ซึ่งรวมถึงที่อยู่อีเมลที่โฮสต์โดยผู้ให้บริการอีเมล เช่น Gmail, Yahoo, Outlook.com หรือผู้ให้บริการรายอื่นที่คล้ายคลึงกัน ผู้ให้บริการอีเมลส่วนใหญ่จะมีข้อความตอบกลับเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานซึ่งคุณสามารถกำหนดค่าผ่านทางพอร์ทัลเว็บของตนได้ ซึ่งอาจเป็นตัวเลือกที่ดีกว่า ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับสถานการณ์ของคุณ
รายชื่อการแจกจ่าย Outlook อาจเป็นตัวเลือกที่ดี ถ้าคุณมักจะต้องส่งอีเมลถึงคนกลุ่มใหญ่กลุ่มเดียวกัน และไม่ต้องการป้อนที่อยู่ของแต่ละคนด้วยตนเองเมื่อทำเช่นนั้น
วิธีตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติใน Outlook 2013
- เปิด Outlook 2013
- คลิก อีเมลใหม่ ปุ่ม.
- พิมพ์ข้อความลางานของคุณลงในกล่องข้อความของอีเมล
- คลิก ไฟล์ แท็บ
- คลิก บันทึกเป็น.
- พิมพ์ชื่อเทมเพลตลงใน ชื่อไฟล์ ช่อง แล้วคลิก บันทึกเป็นประเภท, เลือก เทมเพลต Outlookจากนั้นคลิก บันทึก.
- คลิก บ้าน ให้คลิกที่ปุ่ม กฎ ปุ่ม จากนั้นคลิก จัดการกฎและการแจ้งเตือน.
- คลิก กฎใหม่ ปุ่ม.
- คลิก ใช้กฎกับข้อความที่ฉันได้รับจากนั้นคลิก ถัดไป.
- คลิก ถัดไปจากนั้นคลิก ใช่.
- เลือก ตอบกลับโดยใช้เทมเพลตเฉพาะ ตัวเลือก จากนั้นคลิก เทมเพลตเฉพาะ.
- คลิก มองเข้าไป, คลิก เทมเพลตผู้ใช้ในระบบไฟล์จากนั้นเลือกเทมเพลตที่คุณสร้างไว้ก่อนหน้านี้แล้วคลิก เปิด.
- คลิก ถัดไป ปุ่ม.
- ตั้งข้อยกเว้น จากนั้นคลิก ถัดไป.
- คลิก เสร็จ ปุ่ม.
บทความของเราดำเนินการต่อด้านล่างด้วยข้อมูลและรูปภาพเพิ่มเติมสำหรับขั้นตอนเหล่านี้ การตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติใน Outlook นั้นซับซ้อนเล็กน้อย และมีหลายที่ที่คุณสามารถปรับแต่งการตั้งค่าบางอย่างได้ ซึ่งเราจะพูดถึงเพิ่มเติมในหัวข้อถัดไป
วิธีสร้างและเปิดใช้งานการตอบกลับเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานใน Outlook 2013 (คำแนะนำพร้อมรูปภาพ)
ขั้นตอนด้านล่างจะแสดงวิธีการสร้างและเปิดใช้งานการตอบกลับเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานใน Outlook เวอร์ชัน Microsoft Office 2013
เมื่อมีคนส่งอีเมลถึงคุณ Outlook จะส่งการตอบกลับโดยอัตโนมัติด้วยข้อความลางานที่คุณสร้างขึ้น โปรดทราบว่าจะต้องเปิด Outlook 2013 ก่อนจึงจะใช้งานได้ หากคุณไม่สามารถเปิด Outlook 2013 ทิ้งไว้ตลอดระยะเวลาที่คุณจะลางานได้ คุณควรตั้งค่าการตอบกลับเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานโดยตรงผ่านโฮสต์อีเมลของคุณ
ลิงก์ด้านล่างจะแสดงวิธีตั้งค่าการตอบกลับเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานสำหรับผู้ให้บริการอีเมลยอดนิยมบางราย หากคุณไม่สามารถเปิดคอมพิวเตอร์และ Outlook 2013 ทิ้งไว้ได้ตลอดช่วงเวลาที่คุณไม่อยู่
- วิธีตั้งค่าตอบกลับเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานสำหรับบัญชี Gmail
- วิธีตั้งค่าการตอบกลับเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานสำหรับบัญชี Yahoo
- วิธีตั้งค่าการตอบกลับเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานสำหรับบัญชี Outlook.com
ขั้นตอนด้านล่างจะแสดงวิธีสร้างการตอบกลับเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานใน Outlook 2013 หากคุณไม่มีบัญชี Exchange Server และกำลังใช้บัญชี IMAP หรือ POP3 หากคุณมี Exchange คุณสามารถสร้างการตอบกลับเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานหรือการตอบกลับอัตโนมัติของ Office ได้โดยไปที่ ไฟล์ > ข้อมูล > ตอบกลับอัตโนมัติ.
ขั้นตอนที่ 1: เปิด Outlook 2013
ขั้นตอนที่ 2: คลิกอีเมลใหม่ ปุ่ม.
ขั้นตอนที่ 3: พิมพ์ข้อความลางานของคุณลงในกล่องข้อความของอีเมล
ขั้นตอนที่ 4: คลิก ไฟล์ ที่ด้านบนซ้ายของหน้าต่าง
ขั้นตอนที่ 5: คลิก บันทึกเป็น.
ขั้นตอนที่ 6: พิมพ์ชื่อเทมเพลตลงใน ชื่อไฟล์ ช่อง แล้วคลิก บันทึกเป็นประเภท เมนูแบบเลื่อนลง เลือก เทมเพลต Outlookจากนั้นคลิกที่ บันทึก ปุ่ม.
ขั้นตอนที่ 7: คลิก บ้าน ที่ด้านบนของหน้าต่าง คลิก กฎ ปุ่มใน เคลื่อนไหว ของริบบอน จากนั้นคลิกที่ จัดการกฎและการแจ้งเตือน ปุ่ม.
ขั้นตอนที่ 8: คลิก กฎใหม่ ปุ่ม.
ขั้นตอนที่ 9: คลิก ใช้กฎกับข้อความที่ฉันได้รับ ตัวเลือก จากนั้นคลิก ถัดไป.
ขั้นตอนที่ 9: คลิก ถัดไป เว้นแต่คุณต้องการส่งการตอบกลับเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานภายใต้เงื่อนไขบางประการเท่านั้น หากคุณไม่ได้เลือกตัวเลือกใดๆ ให้คลิกที่ ใช่ ปุ่มเพื่อยืนยันว่าคุณต้องการให้กฎนี้ใช้กับทุกข้อความที่คุณได้รับ
ขั้นตอนที่ 10: เลือกช่องทำเครื่องหมายทางด้านซ้ายของ ตอบกลับโดยใช้เทมเพลตเฉพาะ ตัวเลือก จากนั้นคลิก เทมเพลตเฉพาะ ตัวเลือกที่ด้านล่างของหน้าต่าง
ขั้นตอนที่ 11: คลิก มองเข้าไป เมนูแบบเลื่อนลง คลิก เทมเพลตผู้ใช้ในระบบไฟล์ จากนั้นเลือกเทมเพลตที่คุณสร้างไว้ก่อนหน้านี้แล้วคลิก เปิด ปุ่ม.
ขั้นตอนที่ 12: คลิก ถัดไป ปุ่ม.
ขั้นตอนที่ 13: ตั้งค่าข้อยกเว้นที่คุณอาจต้องการโดยคลิกที่ช่องทำเครื่องหมายทางด้านซ้ายของแต่ละตัวเลือก จากนั้นคลิก ถัดไป ปุ่ม.
ขั้นตอนที่ 14: คลิก เสร็จ เพื่อตั้งค่าข้อความเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน และเริ่มส่งการตอบกลับอัตโนมัติ
ดังที่กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ คอมพิวเตอร์ของคุณจะต้องเปิดอยู่ และ Outlook 2013 จะต้องเปิดอยู่จึงจะใช้งานได้ หากคอมพิวเตอร์ของคุณได้รับการตั้งค่าให้เข้าสู่โหมดสลีปหรือไฮเบอร์เนตหลังจากไม่มีการใช้งานเป็นระยะเวลาหนึ่ง วิธีการส่งการตอบกลับเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานใน Outlook 2013 จะไม่ทำงาน
เมื่อคุณกลับจากการไม่อยู่ที่สำนักงาน คุณสามารถปิดกฎนี้ได้โดยไปที่ กฎ > จัดการกฎและการแจ้งเตือน (ที่เราอยู่ในขั้นตอนที่ 7 ด้านบน) จากนั้นคลิกช่องทางด้านซ้ายของกฎเพื่อลบเครื่องหมายถูก ขออภัย ไม่มีวิธีระบุเวลาเริ่มต้นหรือเวลาสิ้นสุดด้วยวิธีตอบกลับอัตโนมัตินี้
หมายเหตุเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้การตอบกลับอัตโนมัติใน Microsoft Outlook
- เป็นความคิดที่ดีที่จะรวมเวลาเริ่มต้นและเวลาสิ้นสุดในการตอบกลับเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน เพื่อให้ผู้ติดต่อทางอีเมลของคุณทราบคร่าวๆ ว่าพวกเขาควรคาดหวังว่าจะได้รับการตอบกลับจากคุณเมื่อใด
- หากคุณมีสิทธิ์เข้าถึงบัญชีอีเมลเวอร์ชันบนเว็บ เช่น บัญชีเว็บ Outlook หรือ Gmail คุณควรใช้วิธีดังกล่าวเพื่อส่งข้อความตอบกลับเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานแทน ผู้ให้บริการอีเมลทั้งสองรายมีตัวเลือกการตอบกลับในช่วงพักร้อนโดยเฉพาะ ซึ่งคุณสามารถทำให้สิ่งนี้เป็นอัตโนมัติได้ดีขึ้นเล็กน้อย แม้กระทั่งให้คุณเลือกช่วงวันที่ที่คุณจะไม่ว่าง
- กล่องโต้ตอบกฎสามารถใช้ได้มากกว่าการตอบกลับเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน ฉันสามารถใช้เพื่อสร้างการตอบสนองที่แตกต่างกันสำหรับบุคคลภายนอกองค์กรของฉันหรือบุคคลภายในองค์กรของฉัน และฉันสามารถกรองอีเมลโดยอัตโนมัติตามหัวเรื่องหรือผู้ส่ง
- คำแนะนำข้างต้นมีขึ้นเพื่อช่วยคุณสร้างการตอบกลับเมื่อลางาน หากคุณไม่มีบัญชี Exchange หากคุณมีอย่างใดอย่างหนึ่ง ขั้นตอนทั้งหมดนี้ง่ายกว่ามาก มีผู้ช่วยนอกสถานที่อยู่ที่ ไฟล์ แท็บที่คุณสามารถกำหนดค่าการตอบกลับอัตโนมัติและระบุช่วงเวลาสำหรับการตอบกลับเหล่านั้น หน้าต่างตอบกลับอัตโนมัติยังมีแท็บองค์กรแยกต่างหากทั้งสำหรับ ภายนอกองค์กรของฉัน และ ภายในองค์กรของฉัน ผู้ติดต่อเพื่อให้คุณสามารถปรับแต่ละข้อความตอบกลับแยกกัน
คุณต้องการให้ Outlook 2013 ตรวจสอบข้อความใหม่บ่อยขึ้นหรือไม่ ปรับการตั้งค่าการส่งและรับใน Outlook 2013 เพื่อตรวจสอบข้อความใหม่ได้บ่อยเท่าที่คุณต้องการ
ดูสิ่งนี้ด้วย
- วิธีปิดใช้งานการทำงานออฟไลน์ใน Outlook
- วิธีการขีดทับใน Outlook
- วิธีสร้าง Vcard ใน Outlook
- วิธีดูรายชื่อผู้ส่งที่ถูกบล็อกใน Outlook
- วิธีตั้งค่า Gmail ใน Outlook