วิธีสำรองข้อมูลโฟลเดอร์เฉพาะใน Outlook 2016

Outlook 2016 มีเครื่องมือต่างๆ มากมายที่ช่วยคุณจัดเรียงอีเมลโดยอัตโนมัติ ซึ่งทำได้โดยใช้กฎเกณฑ์ ซึ่งสามารถกำหนดค่าให้ดำเนินการบางอย่างได้ เช่น ส่งข้อความตอบกลับเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน เมื่อคุณเริ่มใช้กฎเกณฑ์เพื่อจัดเรียงข้อความโดยอัตโนมัติตามหัวเรื่องหรือผู้ส่ง คุณจะพบว่าระดับองค์กรของคุณช่วยให้ค้นหาอีเมลที่ต้องการได้ง่าย

ในบางครั้ง คุณอาจต้องการตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณจะไม่สูญเสียข้อมูลสำคัญใดๆ ในโฟลเดอร์ Outlook ของคุณ ดังนั้น คุณอาจเริ่มมองหาการสร้างข้อมูลสำรองบางส่วน แต่ไฟล์สำรองของ Outlook อาจมีขนาดใหญ่และใช้เวลาในการสร้าง ดังนั้นคุณอาจเลือกที่จะเน้นที่การสร้างสำเนาสำรองของโฟลเดอร์เฉพาะแทน บทช่วยสอนด้านล่างนี้จะแสดงวิธีสำรองโฟลเดอร์ใน Outlook 2016 เป็นไฟล์แยกต่างหาก ซึ่งคุณสามารถบันทึกและย้ายไปยังตำแหน่งอื่นได้ในกรณีที่มีบางสิ่งเกิดขึ้นกับไฟล์ Outlook ดั้งเดิมของคุณ

วิธีการสร้างสำเนาสำรองของโฟลเดอร์เดียวใน Outlook 2016

ขั้นตอนในบทความนี้จะแสดงวิธีสร้างสำเนาสำรองของโฟลเดอร์อีเมลเดียวสำหรับบัญชีที่คุณกำหนดค่าไว้ใน Outlook 2016 คุณจะสามารถบันทึกสำเนาสำรองของโฟลเดอร์นี้ไปยังตำแหน่งบน คอมพิวเตอร์ และคุณจะสามารถเลือกได้ว่าต้องการให้สำเนาสำรองนั้นเป็นไฟล์ .csv หรือ .pst ไฟล์ .csv สามารถเปิดได้ในโปรแกรมต่างๆ เช่น Notepad หรือ Excel ในขณะที่ไฟล์ .pst สามารถเปิดได้ใน Outlook หากคุณกำลังวางแผนที่จะนำเข้าสำเนาสำรองของโฟลเดอร์ไปยังการติดตั้ง Outlook อื่น คุณอาจต้องการเลือก .pst หากคุณต้องการเข้าถึงอีเมลได้อย่างง่ายดายในภายหลัง คุณอาจต้องการใช้ .csv

ขั้นตอนที่ 1: เปิด Outlook 2016

ขั้นตอนที่ 2: คลิก ไฟล์ แท็บที่ด้านบนซ้ายของหน้าต่าง

ขั้นตอนที่ 3: เลือก เปิด/ส่งออก ในคอลัมน์ทางด้านซ้ายของหน้าต่าง

ขั้นตอนที่ 4: คลิก นำเข้าส่งออก ปุ่ม.

ขั้นตอนที่ 5: เลือก ส่งออกเป็นไฟล์ ตัวเลือก จากนั้นคลิก ถัดไป ปุ่ม.

ขั้นตอนที่ 6: เลือกประเภทของไฟล์สำรองที่คุณต้องการสร้าง จากนั้นคลิก ถัดไป ปุ่ม.

ขั้นตอนที่ 7: คลิกโฟลเดอร์ที่คุณต้องการสำรองข้อมูล จากนั้นคลิก ถัดไป ปุ่ม.

ขั้นตอนที่ 8: คลิก เรียกดู และเลือกตำแหน่งบนคอมพิวเตอร์ของคุณที่คุณต้องการบันทึกสำเนาสำรอง จากนั้นคลิก ถัดไป ปุ่ม.

ขั้นตอนที่ 9: คลิก เสร็จ ปุ่มเพื่อสร้างสำเนาสำรองของโฟลเดอร์ โปรดทราบว่าอาจใช้เวลาสักครู่ถ้าคุณมีข้อความอีเมลจำนวนมากในโฟลเดอร์นั้น

แม้ว่าขั้นตอนในคู่มือนี้มีไว้เพื่อช่วยคุณสำรองข้อมูลโฟลเดอร์อีเมลโดยเฉพาะ คุณสามารถใช้วิธีเดียวกันในการสำรองข้อมูลรายชื่อติดต่อได้เช่นกัน ดูวิธีส่งออกที่ติดต่อจาก Outlook เป็นรูปแบบที่คุณสามารถเปิดและแก้ไขใน Microsoft Excel ได้อย่างง่ายดาย