ทักษะ Microsoft Excel ที่ควรรู้เมื่อหางาน

หากคุณเพิ่งเข้าสู่ตลาดงาน หรือหากคุณต้องการเปลี่ยนอาชีพ คุณอาจได้พิจารณาแล้วว่างานที่มีอยู่จำนวนมากต้องการการฝึกอบรมด้านคอมพิวเตอร์บางประเภท ขอบเขตที่แท้จริงของทักษะที่จำเป็นจะแตกต่างกันอย่างมากขึ้นอยู่กับประเภทของงานที่คุณต้องการ แต่ถึงแม้งานพื้นฐานที่สุดที่ทำให้คุณอยู่หน้าคอมพิวเตอร์ก็ต้องมีความรู้เกี่ยวกับ Microsoft Excel บ้าง

อย่างไรก็ตาม ข้อกำหนดของงานนี้ไม่ควรเป็นอุปสรรคโดยสิ้นเชิงหากคุณไม่คุ้นเคยกับโปรแกรม แม้ว่าคุณจะไม่เคยใช้ Microsoft Excel มาก่อนมาตลอดชีวิต คุณสามารถอ่านบทความนี้เพื่อดูว่าคุณควรมีอะไรบ้างเมื่อคุณเริ่มสมัครงานที่ต้องใช้ประสบการณ์ Excel

หากคุณกำลังมองหางาน เยี่ยมชม Jooble พวกเขามีงานให้เลือกมากมายทั่วโลก หลายงานให้คุณทำงานทางไกลจากที่บ้านได้

สารบัญ ซ่อน 1 ทำความคุ้นเคยกับอินเทอร์เฟซและข้อกำหนดของ Excel 2 งานเรียงลำดับของ Excel ที่ควรทราบสำหรับการหางาน 3 ตัวเลือกการจัดรูปแบบการแสดงผล Excel ที่มีประโยชน์ 4 การคำนวณและสูตรพื้นฐานบางอย่างสำหรับ Excel 5 แบบฝึกหัด แบบฝึกหัด แบบฝึกหัด 6 แหล่งที่มาเพิ่มเติม

ทำความคุ้นเคยกับอินเทอร์เฟซและข้อกำหนดของ Excel

บริษัทต่างๆ มักจะไม่ทำการเปลี่ยนแปลงหรืออัปเกรดระบบจนกว่าจะเกิดปัญหา ดังนั้นจึงอาจแปลกใจที่คุณได้เรียนรู้ว่าธุรกิจจำนวนมากยังคงใช้ Microsoft Excel 2003 มีการอัปเดตเวอร์ชันเต็มหลายครั้งตั้งแต่นั้นมา แต่ Excel 2003 ยังคงมีอยู่ ติดตามขนาดใหญ่และติดตั้งฐาน

ดังนั้น เมื่อคุณสมัครงาน คุณอาจพบว่าคุณต้องการความคุ้นเคยกับ Excel หลายเวอร์ชัน แต่ไม่ว่าคุณจะใช้ Microsoft Excel เวอร์ชันใด (เวอร์ชันใหม่จะออกทุกๆ สองสามปี และระบุตามปีที่เผยแพร่ ตัวอย่างเช่น Microsoft Excel 2010, Microsoft Excel 2013, หรือ Microsoft Excel 2016) บางสิ่งจะยังคงเหมือนเดิมเสมอ หน้าต่าง Excel ส่วนใหญ่จะใช้รูปแบบสี่เหลี่ยมเล็กๆ สี่เหลี่ยมแต่ละอันเหล่านี้เรียกว่า a เซลล์และจัดเป็น แถว และ คอลัมน์. แถวคือชุดเซลล์ในแนวนอน ในขณะที่คอลัมน์คือชุดเซลล์ในแนวตั้ง

คลิกที่เซลล์ใดเซลล์หนึ่ง แล้วคุณสามารถพิมพ์ตัวเลขหรือตัวอักษร และสิ่งที่คุณพิมพ์จะปรากฏในเซลล์ ข้อมูลในเซลล์เรียกว่า ค่า.

คุณสามารถจัดระเบียบ เรียงลำดับ และปรับแต่งลักษณะที่ปรากฏของเซลล์และค่าของคุณได้โดยใช้เมนูที่ด้านบนสุดของหน้าจอ

หน้าตาของเมนูจะแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับเวอร์ชันของ Excel ที่คุณใช้อยู่ และน่าเสียดายที่หลายๆ บริษัทต่างใช้โปรแกรมเวอร์ชันต่างๆ กัน อย่างไรก็ตาม ฟังก์ชันการทำงานหลักส่วนใหญ่มีอยู่ในแต่ละเวอร์ชัน ดังนั้น ตราบใดที่คุณคุ้นเคยกับสิ่งที่คุณต้องทำ คุณจะสามารถค้นหาการทำงานของเมนูที่จำเป็นได้

งานเรียงลำดับ Excel ที่ควรรู้สำหรับการหางาน

การเรียงลำดับเซลล์ใน Excel เป็นงานทั่วไปอย่างหนึ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้เมื่อใช้ Excel ในงานใหม่ของคุณ และหากคุณได้รับการทดสอบก่อนจ้างเกี่ยวกับความสามารถของคุณ คุณอาจจะถูกนำเสนอด้วยการสุ่ม การจัดกลุ่มข้อมูลที่คุณต้องการจัดระเบียบ ไม่ว่าคุณจะต้องการเรียงตามตัวอักษรของรายชื่อนามสกุล หรือจัดระเบียบชุดตัวเลขจากมากไปน้อย Excel จะทำให้สิ่งนี้เป็นไปได้ด้วยการคลิกปุ่มเพียงครั้งเดียว นอกจากนี้ วิธีการจัดเรียงคำและตัวเลขจะเหมือนกัน และคุณสามารถเลือกได้ระหว่างการเรียงลำดับจากต่ำสุดไปสูงสุด หรือสูงสุดไปต่ำสุด

อีกวิธีหนึ่งในการจัดเรียงข้อมูลของคุณคือการคัดลอกและวางข้อมูลจากเซลล์ปัจจุบันไปยังตำแหน่งที่คุณต้องการข้อมูลนั้นจริงๆ หากคุณเคยใช้ฟังก์ชันคัดลอกและวางในโปรแกรมใดๆ มาก่อน ฟังก์ชันใน Excel จะทำงานในลักษณะเดียวกันทุกประการ คลิกที่เซลล์ จากนั้นกด Ctrl + C บนแป้นพิมพ์ของคุณเพื่อคัดลอก (หรือ Ctrl + X เพื่อตัด) จากนั้นคลิกเซลล์ปลายทางที่ต้องการแล้วกด Ctrl + V เพื่อวาง

นอกจากนี้ยังใช้ได้ผลถ้าคุณต้องการคัดลอกทั้งแถว คอลัมน์ หรือกลุ่มของเซลล์ คลิกหมายเลขแถวทางด้านซ้ายของหน้าต่าง ตัวอักษรของคอลัมน์ที่ด้านบนของหน้าต่าง หรือใช้เมาส์เพื่อไฮไลต์เซลล์ที่คุณต้องการ จากนั้นใช้คำสั่งคัดลอกและวางที่กำหนดไว้ก่อนหน้านี้

วิธีการเรียงลำดับขั้นสุดท้ายเกี่ยวข้องกับการใช้ ซ่อน และ เลิกซ่อน ตัวเลือกใน Excel วิธีนี้ทำให้คุณสามารถลบแถวหรือคอลัมน์ออกจากมุมมอง โดยไม่ลบช่วงข้อมูลนั้นออกจากสเปรดชีต คุณซ่อนแถวหรือคอลัมน์ได้โดยคลิกขวาที่หมายเลขแถวหรือตัวอักษรประจำคอลัมน์ แล้วคลิก ซ่อน ตัวเลือก. คุณสามารถเลิกซ่อนแถวหรือคอลัมน์ได้โดยใช้เมาส์เพื่อเลือกแถวหรือคอลัมน์ก่อนและหลังซีรีส์ที่ซ่อนอยู่ คลิกขวาที่ส่วนที่เลือก จากนั้นคลิกปุ่ม เลิกซ่อน ตัวเลือก.

ตัวเลือกการจัดรูปแบบการแสดง Excel ที่มีประโยชน์

การจัดกลุ่มงาน Excel อื่นๆ ที่คุณจะพบในแต่ละวันคือการปรับลักษณะเซลล์ของคุณ ตลอดจนวิธีพิมพ์ Excel แต่ละเวอร์ชันช่วยให้คุณสามารถปรับเปลี่ยนสีของเซลล์ ลักษณะแบบอักษร และขนาดของเซลล์ของคุณได้ การเปลี่ยนสีสามารถเข้าถึงได้อย่างรวดเร็วใน Excel ทุกเวอร์ชันโดยคลิกขวาที่เซลล์ จากนั้นเลือกจากตัวเลือกการจัดรูปแบบบนเมนูทางลัด

คุณสามารถคลิกขวาที่หมายเลขแถวหรือชื่อคอลัมน์ จากนั้นเลือก ความสูงของแถว หรือ ความกว้างของคอลัมน์ ตัวเลือกเพื่อระบุขนาดของแถวหรือคอลัมน์ที่คุณต้องการแก้ไข ฟังก์ชันเดียวกันนี้จะมีผลถ้าคุณเลือกกลุ่มของแถวหรือคอลัมน์

วิธีสุดท้ายในการจัดรูปแบบลักษณะที่ปรากฏของไฟล์ Excel ของคุณโดยเฉพาะสำหรับการพิมพ์คือการใช้ ตั้งค่าหน้ากระดาษ เมนู. ดิ ตั้งค่าหน้ากระดาษ พบเมนูได้โดยคลิกที่ ตั้งค่าหน้ากระดาษ ปุ่มที่มุมล่างขวาของ ตั้งค่าหน้ากระดาษ ส่วนเรื่อง เค้าโครงหน้า เมนู.

เมนูนี้มีตัวเลือกให้คุณระบุการวางแนวของหน้า ระยะขอบของหน้า ข้อมูลส่วนหัว และกำหนดว่าจะพิมพ์เส้นตารางบนหน้าหรือไม่ การพิมพ์เส้นตารางเป็นองค์ประกอบที่สำคัญอย่างน่าประหลาดใจที่ควรพิจารณาเมื่อคุณพิมพ์ไฟล์ Excel เนื่องจากมีวิธีที่ดีที่สุดในการทำให้เอกสารที่พิมพ์ออกมาอ่านได้ง่ายขึ้น ฉันมักจะรวมไว้ตามค่าเริ่มต้น เว้นแต่จะได้รับคำแนะนำอย่างเฉพาะเจาะจง

การคำนวณและสูตรพื้นฐานบางอย่างสำหรับ Excel

สิ่งที่พบบ่อยที่สุดที่ฉันพบในไฟล์ Excel คือการเพิ่มตัวเลขเข้าด้วยกัน โดยเฉพาะอย่างยิ่งในสถานการณ์ทางธุรกิจที่มีคำสั่งซื้อและรายงานจำนวนมากจะเป็นสเปรดชีตขนาดใหญ่ที่มีเซลล์ที่ต้องรวมเข้าด้วยกันเพื่อกำหนดมูลค่ารวมของการขาย ฉันเคยเห็นคนเพิ่มค่าด้วยตนเองใน Excel ด้วยกัน ซึ่งเกือบจะขัดกับจุดประสงค์ของโปรแกรม Excel รวม an ผลรวมอัตโนมัติ ปุ่มที่อยู่บน สูตร แถบที่จะเพิ่มชุดตัวเลขให้คุณโดยอัตโนมัติ คลิก ผลรวมอัตโนมัติ ปุ่มเน้นเซลล์ที่คุณต้องการเพิ่มเข้าด้วยกันโดยกด เข้า. ผลรวมของเซลล์จะแสดงในเซลล์แรกด้านล่างหรือทางด้านขวาของเซลล์ที่คุณเลือก

คุณยังสามารถพิมพ์สูตรลงในเซลล์เพื่อให้ควบคุมตำแหน่งที่แสดงผลรวมได้มากขึ้นเล็กน้อย สูตรมักจะประกอบด้วยรูปแบบเช่น =A1+A2, =A1-A2, =A1*A2 หรือ =A1/A2. หากคุณสงสัย คุณสามารถเขียนฟังก์ชัน AutoSum ด้วยตนเองโดยใช้รูปแบบ =SUM(A1:A2).

ซ้อม ซ้อม ซ้อม

เช่นเดียวกับเกือบทุกอย่างในชีวิต คุณต้องฝึกฝนเพื่อทำให้ Excel ดีขึ้น คุณอาจทำงานเฉพาะอย่างได้โดยมีคำแนะนำ แต่คุณค่าที่แท้จริงสำหรับผู้มีโอกาสเป็นนายจ้างจะมาเมื่อคุณสามารถทำงานเหล่านี้ได้อย่างราบรื่นจากความทรงจำ ซึ่งจะส่งผลให้ผลผลิตของคุณเพิ่มขึ้น ซึ่งจะเพิ่มมูลค่าของคุณ นอกจากนี้ ในขณะที่คุณใช้ Excel ต่อไป คุณจะค้นพบวิธีอื่นๆ ในการทำงาน และเรียนรู้เคล็ดลับและลูกเล่นที่เป็นประโยชน์อื่นๆ ซึ่งจะทำให้ง่ายต่อการจัดระเบียบ จัดเรียง และจัดการข้อมูลจำนวนมากในไม่กี่วินาที

แหล่งข้อมูลเพิ่มเติม

• แสดงแท็บนักพัฒนาใน Excel 2011

• เปิดไฟล์ XML ด้วย Excel ใน Windows 7

• วิธีการกำหนดหมายเลขแถวใน Excel 2010 โดยอัตโนมัติ

• วิธีส่งออกไฟล์ Google ชีตสำหรับ Microsoft Excel

• 5 เหตุผลในการสมัครสมาชิก Office 2013

• แบบอักษรเริ่มต้นของ Excel ใน Excel สำหรับ Office 365